5 tips om je administratie te digitaliseren

Krijg jij ook nog altijd je aankoopfacturen binnen met de post? Gebruik je nog altijd Word of Excel voor het maken van je facturen? Dan is het tijd voor verandering. Het digitaliseren van je administratie zorgt ervoor dat je minder papier gebruikt, een beter overzicht hebt over je administratie en een pak tijd uitspaart om dat je efficiënter kan werken. We geven je graag enkel tips mee om van start te gaan met het digitaliseren van je administratie.

TIP 1: Kies het juiste softwarepakket 

          Het is een must om te werken met een goed softwarepakket om je administratie te digitaliseren. Probeer op zoek te gaan naar een oplossing die volledig aan je wensen voldoet. Het kan zijn dat je de oplossing niet vindt in één pakket. Je kan bijvoorbeeld meerdere pakketten aan elkaar koppelen om zo tot een volledige oplossing te komen.

Bij de keuze van het juiste pakket is het belangrijk dat je zowel je verkoopadministratie als je aankoopadministratie erin kan verwerken. Het heeft geen zin om je verkopen digitaal te doen en je aankopen nog op papier.

Zorg dat je ook in je pakket je betalingen kan opvolgen. Dat kan gaan over betalingen voorbereiden en uitvoeren tot het afpunten van je facturen. Veel pakketten kunnen codabestanden inlezen om de betalingscontrole uit te voeren.

Je pakket is ook een soort van online archief is van je administratie. Het is heel handig als je pakket doorzoekbaar is. Zo win je heel wat tijd uit!


TIP 2: Start met digitaliseren op het juiste moment    

Je kan op elk moment beginnen digitaliseren. Kies daarvoor een strategisch moment uit. We denken daarbij aan de start van een nieuw boekjaar, het begin van een nieuw kwartaal, bij de overschakeling naar een nieuwe boekhouder, … Als je start aan het ‘begin van een periode’, dan is het ook voor je boekhouder duidelijk welke facturen hij nog op papier krijgt en welke digitaal. Je moet dit zeker ook goed communiceren naar je boekhouder. Zo weet hij dat hij je facturen digitaal zal ontvangen en ze dus ook efficiënter zal kunnen inboeken.


TIP 3: Gebruik Peppol voor het versturen van je facturen

      Peppol is een beveiligd netwerk waarover bestanden veilig kunnen verstuurd worden. Meer en meer overheden verplichten bedrijven om hun facturen via Peppol te versturen. De veiligheid is een van de grootste voordelen om over Peppol te versturen. Naast veiligheid is ook het formaat waarin je je factuur verstuurd een voordeel. Als je via Peppol een factuur verstuurd, doe je dit in UBL-formaat. Dit formaat heeft als grote voordeel dat het door bijna elk administratief pakket en boekhoudpakket automatisch kan ingelezen worden. Op die manier is de kans op fouten minder groot en bespaar je opnieuw veel tijd uit!

     TIP 4: Vraag je leveranciers om digitale facturen

Als je wil digitaliseren is het de bedoeling om zoveel mogelijk digitaal te werken. Als je zelf je verkoopfacturen digitaal uitstuurt, spreekt het voor zich dat je ook je aankoopfacturen digitaal ontvangt. Laat dit ook aan je leveranciers weten. Stel bijvoorbeeld een standaard e-mail op om naar je leveranciers te sturen. 


TIP 5: Zorg dat de digitale flow in je onderneming goed gedefinieerd is

Digitalisatie kan ook een grote verandering zijn voor je onderneming maar ook voor je medewerkers. Je moet ook nadenken over hoe je dit zal organiseren in je onderneming.

Je medewerkers zullen bijvoorbeeld een opleiding moeten krijgen over het softwarepakket die gebruikt zal worden. Een opleiding is heel belangrijk wanneer je alle functies van je pakket wil benutten. De opleider helpt jou en je medewerkers dan ook helemaal op weg om digitaal aan de slag te gaan.

Wanneer je je leveranciers aanschrijft om je facturen digitaal te ontvangen, dan moet je ook zorgen dat je e-mailstructuur daar op voorzien is. Je kan bijvoorbeeld een [email protected] aanmaken. Je kan daar natuurlijk nog een stukje verder in gaan door bijvoorbeeld ook een [email protected] of [email protected] aan te maken. Zo komen je e-mails meteen in het juiste vakje terecht en zal je persoonlijke mailbox geen puinhoop worden!

Een derde luikje hierbij is je IT in het algemeen. Om te digitaliseren is het belangrijk dat ook je IT up-to-date is. Zorg dat je werkt met recente computers met een goeie antivirus op. Zorg voor een kwalitatieve scanner die meerdere pagina’s in een keer kan inscannen. 


Wil jij ook je onderneming digitaliseren?

Ontdek hoe wij je daarbij kunnen helpen!